O que você precisa saber para dar o seu recado no trabalho, sem ruídos.

Revista Você S/A – por Renata Avediani

Escolher as palavras certas e falar com clareza. Aprender a escutar e entender o que as outras pessoas dizem. Estar atento aos gestos, aos movimentos e às expressões que muitas vezes revelam mais sobre alguém do que as palavras. Essas atitudes formam a receita básica de uma comunicação eficiente, algo fundamental para quem pretende ter um bom desempenho no trabalho. “Quem tem mais domínio sobre todos esstes aspectos consegue se comunicar melhor”, diz a fonoaudióloga Leny Kyrillos, professora doutora da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP), que atende executivos, jornalistas e atores. Como você pode acertar no discurso e dar seu recado no trabalho? Para começar, siga as regras básicas. Depois, veja o que funciona melhor para você e o seu interlocutor. “A comunicação depende do contexto e das características do orador e do público”, diz o professor Reinaldo Polito, autor do livro Como Falar Corretamente e Sem Inibições (Editora Saraiva), um dos maiores especialistas do Brasil em comunicação.

• Vá direto ao assunto

Para vender uma ideia ao chefe não é preciso contar todo o processo que o levou a formular a proposta. Concentre-se em dizer qual benefício sua sugestão produzirá. “Vá direto às conclusões e seja conciso. Saber priorizar informações é fundamental para ter relevância”, diz Normann Pedro Kestenbaum, autor do livro Obrigado pela Informação que Você Não Me Deu! (Editora Campus/Elsevier) e sócio da consultoria Baumon, de São Paulo, especializada em comunicação.

• Seja mais claro por favor

Para fazer com que o ouvinte entenda exatamente o que você diz, fale a língua dele. Adapte e traduza seu discurso à faixa etária, formação, interesses e expectativas do ouvinte. Assegure-se de que ele gravou o recado. “Não adianta ter um discurso brilhante se ele não será lembrado depois de uma hora”, diz o consultor Normann Kestenbaum. Desconfie de termos difíceis, gírias, expressões vulgares, tecnicismos e jargões. Eles podem sabotar a mensagem. “Os líderes devem limpar ao máximo os ruídos da comunicação”, diz Leny Kyrillos, fonoaudióloga da PUC-SP.

• Como escutar melhor

Saber escuta é um item primordial para uma comunicação eficiente. Avalie se você está aberto às mensagen, que recebe – principalmente se você se acha incompreendido. “Quem fala demais e não dá espaço para o outro pode prejudicar o processo da comunicação”, diz Reinaldo Polito. Para aguçar a audição, as dicas são:

- Evite prejulgar. Espere até que a mensagem seja completada antes de dar sua opinião. Isso ajuda o entendimento.
- Guarde a informação. Para registrar a informação, só há um jeito: preste atenção. Se a sua memória não é boa, anote. Ou peça por escrito. Recordar o foi conversado ajuda a retomar a comunicação a partir dos principais pontos. Isso é eficiência.
- Tenha interesse pelos outros. Admitir que os outros também têm boas idéias é um dos primeiros passos para escutar o que eles têm a dizer.

• Escrever não é falar

Para ter sucesso na linguagem escrita, é reciso dominar vocabulário, gramática e construção das frases. O maior problema ocorre quando se tenta escrever da mesma forma que se fala. Nesse caso, o resultado pode ser um texto incompreensível. Para se expressar bem na linguagem escrita, além de praticar bastante:

- leia e releia suas mensagens antes de ennviá-las, para encontrar e corrigir os erros;
- espere um pouco antes de enviá-las. Quanto mais tempo passar, mais fácil será ler de forma isenta e descobrir possíveis interpretações erradas;
- peça ajuda a terceiros para checar o entendimento e a clareza do texto.

• Mais que mil palavras

As informações que você emite com o rosto, os braços e o tom de voz causam mais impacto do que o conteúdo que está sendo passado. Uma pesquisa da Universidade da Califórnia, nos Estados Unidos, concluiu que 93% da eficácia da comunicação deve-se ao tom e à intensidade da voz, aos gestos e às expressões corporais. “A mensagem que prevalece é aquela transmitida pela comunicação não-verbal“, diz Leny, fonoaudióloga da PUC-SP. Preste atenção:

- Ao corpo. A forma como alguém gesticula sinaliza o que ele sente. Uma posição ereta, olhando as pessoas de frente e braços voltados para quem está falando dá a ideia de acessibilidade e entusiasmo. Cruzar os braços ou manter os ombros caídos podem causar o efeito contrário. O rosto e a boca também são agentes importantes de uma comunicação eficiente. Evite uma postura desleixada e os bocejos.
- A voz. Este é um dos elementos mais importantes para passar a interpretação desejada. Contam o tom, o volume e a entonação. Não adianta, por exemplo, manter o tom grave – que gera a sensação de seriedade e firmeza – para motivar e entusiasmar o time. Prefira um tom mais leve e alegre. “O segredo é saber variar e combinar todos estes elementos para serem usados de acordo com a informação e a sensação que queira produzir nos outros”, diz Leny Kyrillos.